Admitámoslo, la organización siempre será un dolor de cabeza para todo el que desempeñe un oficio, pero en especial para nosotras, las emprendedoras. No solo porque trabajamos desde casa, también tenemos otras tareas que hace que nuestros roles se mezclen y el tiempo se escurra.
Por eso, me encanta tener a Aurora Santiago de invitada en mi blog. Ella es asistente virtual y gestiona cuentas Pinterest para sus clientes. Además, es miembro fundadora del Pin Club y hoy nos comparte información valiosa que nos ayudará a aprovechar mejor nuestro tiempo.
¿Qué es y por qué necesitas un gestor de tareas?
El trabajo diario que una emprendedora digital tiene que llevar a cabo en su negocio engloba multitud de tareas distintas.
Por lo que es muy importante saber optimizar bien tu tiempo, para poder hacer frente a cada una de ellas de manera eficiente.
Por esta razón te recomiendo que uses un gestor de tareas o proyectos.
Independientemente de si cuentas o no con equipo, este tipo de herramientas te harán la vida mucho más fácil y te permitirán llevar un control más exhaustivo de todos tus proyectos y saber cómo avanzan en cada momento.
En este artículo, además de contarte que es un gestor de tareas y qué ventajas puedes conseguir si lo utilizas, te cuento algunos de los más empleados y sus características principales para que decidas cuál se adapta mejor a ti, a tu negocio y tu forma de trabajar.
¿Qué es y por qué es fundamental contar con un gestor de tareas?
Un gestor de tareas es una herramienta que permite llevar un seguimiento de todas las tareas que debes realizar en un proyecto.
Gracias a su uso podrás asignarlas a diferentes miembros del equipo, si ya cuentas con personas que te ayudan en tu negocio, además de establecer prioridades y fijar plazos de entrega.
La mayoría de los gestores de tareas permiten la integración con otras herramientas de productividad, como calendarios, aplicaciones de correo electrónico o software de gestión de proyectos.
Así podrás unificar varias áreas de tu trabajo, tendrás una visión más amplia de todo lo que abarca cada proyecto y la comunicación con tu equipo será más fluida, por lo que estarás ahorrando mucho tiempo.
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Ventajas de contar con un gestor de tareas
Como ya te he comentado al principio, la gestión de las tareas de tu negocio es esencial para conseguir tener bajo control tus proyectos de manera más eficiente.
Pero esta no es la única ventaja que puedes conseguir usando este tipo de herramientas, hay muchas más, como por ejemplo
1.- Ayuda a planificar las tareas pendientes
Así podrás tener a simple vista todas las tareas que necesitas realizar para cada uno de tus proyectos, saber cuáles de ellas ya están terminadas, cuáles están en marcha y qué falta aún
2.- Facilitan la colaboración entre las distintas personas del equipo
De esta manera, los miembros del equipo de trabajo tendrán disponible los detalles del proyecto en todo momento. Consiguiendo que la colaboración sea mucho más efectiva.
3.- Te ayuda a priorizar y a establecer tiempos de entrega
Al tener una visión clara de todas las tareas y de sus plazos de entrega, puedes establecer prioridades para cada una, esto te ayudará a centrarte en las más importantes, evitando así retrasos.
4.- Mejora la comunicación
Además, en algunos gestores de tareas podrás comunicarte de manera rápida con el resto de personas de tu equipo y esto ayudará a solucionar dudas o problemas que puedan surgir al llevar a cabo el trabajo.
¿Qué gestores de tareas son los más utilizados por los emprendedores digitales?
La verdad hay bastantes, pero dos de los que yo más uso tanto en mi negocio como asistente virtual, como para ayudar a mis clientas son Trello y Asana.
Para que no pierdas tiempo decidiendo cuál podría ser la que mejor se adapta a tus necesidades, te cuento sus similitudes y diferencias:
Trello
✔️ Está pensado para equipos no demasiado grandes.
✔️ Su sistema de tarjetas es muy eficaz, pero solo ofrece una visión del contenido cuando se avanza.
✔️ Puedes establecer un sistema de comprobación en la propia tarea dentro de una tarjeta.
✔️ Permite adjuntar archivos..
Asana
✔️ Tiene un software más sofisticado.
✔️ Además de poder organizar las tareas como en Trello, puedes cambiar la vista y tenerlas organizadas a modo de lista, tablero…
✔️ Permite observar el progreso de una actividad claramente.
✔️ Y también conectar trabajos entre diferentes equipos.
✔️ Te da la opción de crear de informes.
✔️ Posibilita la asignación de tareas concretas a cada colaborador..
¿Qué gestor de tareas es mejor Trello o Asana?
Por mi experiencia personal con ambas te resumo sus funcionalidades más importantes por si aún te quedan dudas:
- Ambas tienen una versión gratuita, algo que yo siempre recomiendo, pues así podrás comprobar si te gustan y se adaptan a tus necesidades, antes de tener que hacer ninguna inversión.
- Con respecto a la complejidad y curva de aprendizaje, Trello es más fácil e intuitivo, pero está más limitado si el proyecto es más complicado o intervienen muchas personas.
- Por otro lado, con Asana puedes agendar tareas concretas a cada persona, crear subtareas…
- Trello al ser más simple puedes usarlo para muchísimas cosas como: listas de tareas o como CMR…
- Asana funciona mejor en proyectos con equipo o para la gestión de varios clientes.
Espero haberte ayudado y que a partir de hoy ahorres tiempo teniendo bajo control todas aquellas tareas que tienes que llevar a cabo en el día a día.
También puedes conseguir tener más tiempo disponible para ti y para que tu negocio crezca, atendiendo así a más clientes si formamos equipo.
Me encargaré de realizar por ti aquellas tareas rutinarias, pero esenciales en el funcionamiento de tu negocio, para las que tú no eres imprescindible.
¿Qué me dices nos tomamos un té virtual y me cuentas? Te dejo el link aquí.
También puedes saber más de mis servicios en www.aurorasantiago.com o seguirme en Instagram o LinkedIn para aprender de más tips y consejos que comparto continuamente
La organización es tan importante en los resultados cuando emprendemos que es necesario mantenernos actualizadas sobre herramientas para optimizar nuestro tiempo. Por eso, el Pin Club tiene clases completas donde puedes aprender más acerca de estos gestores que no solo te ayudan a ser más productiva, también a cuidar nuestra salud mental y a obtener los resultados que nuestros negocios necesitan.
